Agilité et passage à l’échelle : à quoi s’attendre ? 2/2

Comme promis voici le deuxième article sur le sujet de l’agilité à l’échelle. Si vous avez raté le premier épisode je vous mets le lien à la fin 😉 Aujourd’hui on s’intéresse à la maturité des équipes et au rôle des managers.

Des maturités différentes

J’ai eu cette discussion plusieurs fois, la dernière il y a peu : est-il préférable que tout le monde travaille de la même façon ou vaut-il mieux adapter le processus dans chaque équipe ? En général la question de fond est faut-il utiliser un framework, si oui lequel et faut-il que ce soit le même pour tout le monde ?

La réponse dépend de votre contexte mais mon conseil, surtout lors du passage à l’échelle, est de mettre en place dans un premier temps le même processus pour tout le monde. Une fois que les concepts seront bien assimilés et que l’organisation aura gagné en maturité il sera temps de remettre en question la manière de travailler et de l’adapter. Et si les équipes ne fonctionnent pas exactement pareil par la suite ce n’est pas bien grave. Ceci dit avant d’en arriver là il faudra se poser la question de l’objectif de l’entreprise, jusqu’où souhaite-t-elle aller en terme d’agilité et pourquoi ? Prendre un framework (Scrum, SAFe, Kanban, Less…comme le rappelle Alistair Cockburn il en existe une 40aine, vous avez le choix !) c’est bien, rappelons juste à tout le monde dès le début que ce n’est qu’une étape et que tôt ou tard le plus sûr est que l’on s’en éloigne pour l’adapter à notre besoin.

Par ailleurs, si vous avez des équipes déjà très matures et efficaces c’est parfait, organisez des Safaris ! Partagez les bonnes pratiques de ces équipes avec les autres, faite en sorte qu’ils en discutent ensembles et invitez les personnes moins familiarisées avec l’agilité à aller les observer. Si vous avez la possibilité d’aller encore plus loin pourquoi ne pas créer une Agile Academy au sein de votre entreprise ? Ça permettra de partager les bonnes pratiques ainsi que ce qui ne marche pas (c’est au moins aussi important), faire des retours d’expérience, organiser des workshop et serious games…bref, apprendre tou(te)s ensembles 🥳 À ce sujet j’avais écris un article sur le partage des rétrospectives, ça aussi ça aide beaucoup.

Et les managers dans tout ça ?

Lorsqu’on met en place une dynamique d’agilité à l’échelle, comme dit précédemment on réorganise souvent un peu les choses : périmètres, équipes, localisation mais aussi management. Comment se positionne un manager d’équipe dans tout ça ? Comment peut-il aider les gens qu’il accompagne efficacement ?

Pour bien faire les choses il faudrait commencer par revoir le rôle d’un manager dans une équipe agile. Le sujet à très bien été traité dans Scrum Life notamment (trois vidéos intéressantes à ce sujet, je vous mets les liens en bas 😉) du coup je ne vais pas m’étendre dessus mais pour moi un manager est là pour créer un contexte favorable au développement des individus tout en répondant aux besoins de l’entreprise. Jürgen Appelo à longtemps répété qu’il faut manager le système, pas les gens et je trouve ça très juste.

Définir les limites du terrain de jeu et laisser les personnes s’organiser à l’intérieur de ses limites, c’est ça le travail d’un manager.

Prenons un exemple concret dans le cadre du passage à l’échelle : la composition des équipes. Traditionnellement un ou des managers recrutent du monde en fonction des besoins identifiés et répartissent dans les équipes. Pas bêtes, il faut bien s’assurer d’avoir tout les profils dont on a besoin. Mais pourquoi ne pas plutôt travailler sur les périmètres et contraintes (nombre de choix par personne, nombre maximum de personnes par équipes, temps imparti pour les choix, profils obligatoires s’il y en a…) et laissez les gens choisir où ils souhaitent intervenir ? Après tout ils seront plus facilement motivés et impliqués s’ils ont pu choisir sur quoi travailler. Et puis constituer des équipes n’est pas non plus une activité passionnante (en tout cas pour l’avoir fait je trouve qu’il y a plus sympa), autant que les intéressés direct s’en chargent, en plus ils seront certainement plus pertinents sur les choix à faire dans le détail.

Restez évidemment disponible pour répondre aux questions et aider en cas de besoin. À l’échelle ou pas peu importe, vous êtes là pour écouter et comprendre vos équipes et les individus qui les composent et résoudre les problèmes sur lesquels ils n’ont pas de levier.

Autre chose importante, il faut que tout soit le plus clair possible. Pas toujours facile mais dès que vous identifiez un doute sur le rôle et les responsabilités de chacun passez le temps nécessaire pour le supprimer, il faudra de toute façon le faire tôt ou tard et en attendant la confusion entraînera forcément des délais et incompréhensions. Si vous ne savez pas trop par où commencer essayer le Delegation Poker, un atelier simple et efficace !

Le mot de la fin…

Gestion de la communication, dépendances, périmètres, maturités variables, (re)définition du rôle de manager…il n’y a pas de recette miracle, c’est difficile et encore nous n’avons pas abordé le sujet du lien avec le business (ça mérite un article à part entière 🙂!

L’agilité c’est déjà compliqué, y ajouter plus de monde c’est encore plus dur !

Il existe aujourd’hui de nombreux retour d’expériences sur le sujet et même ceux qui semblent très bien s’en sortir (on notera Spotify par exemple) le disent, on souffre un peu parfois mais on avance. Une autre question à se poser est a-t-on vraiment besoin de passer à l’échelle ? Finalement nos problématiques ne peuvent-elles pas être découpés et priorisées par rapport à notre capacité actuelle ? La plus-value attendue justifie-t-elle l’effort nécessaire pour ajouter des équipes et leur permettre de travailler efficacement ?

Pour aller plus loin

Le lien vers le premier article sur le sujet de l’agilité à l’échelle :

https://olivierrouhaud.wordpress.com/2019/10/21/agilite-et-passage-a-lechelle-a-quoi-sattendre-1-2/

Pourquoi devriez-vous partager les résultats de vos rétrospectives (en anglais) :

https://olivierrouhaud.wordpress.com/2019/08/06/why-you-should-share-your-sprint-retrospective/

Les 3 vidéos Scrum Life sur le sujet du management dans un environnement agile :

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